Outsourcing kontra belső könyvelés, bérszámfejtés - Esettanulmány

 

A belső könyvelés kiszervezése egy 130 fős autóipari beszállítónál


csandras_n.jpegA vállalkozás pénzügyi részlegén összesen öt fő dolgozott, akik a cégcsoport könyvelését, a bérszámfejtést és a pénzügyi feladatokat látták el.

A vezérigazgató felkérte cégünket arra, hogy tegyünk javaslatot a pénzügyi osztály átalakítására. A tanácsadó bevonását alapvetően az osztályon kialakult, a vezérigazgató által is észlelt feszült légkör indokolta, nem kimondottan szakmai problémák. 

Az együttműködés a számviteli és pénzügyi feladatok, folyamatok, felelősségi körök feltérképezésével kezdődött. 
A tanácsadás keretében átvilágítottuk a céget számviteli szempontból is és feltártuk az ellenőrzés hiányából adódó hibás könyvelési eljárásokat, könyvelési kockázatokat. 

Tanácsadónk javaslatot tett a társasági adó kedvezmények optimális kihasználására, valamint a munkavállalók étkeztetésének adóhatékony módon történő biztosítására saját üzemi étkezde kialakításával.

 Tanácsaink eredményeként éves szinten több, mint húsz millió forint adót tudtunk megtakarítani a vállalkozásnak. Javaslatot tettünk a pénzügyi, számviteli folyamatok ésszerűsítésére, valamint tényszerűen rámutattunk a könyvelés és bérszámfejtés területek kiszervezésének ésszerűségére. A vállalkozás azóta is elégedett Ügyfelünk. A tanácsadás, mint szolgáltatási elem azóta is állandó részét képezi a sikeres együttműködésnek.
 

Mi számít a cégemnél core kompetenciának? Biztos, hogy közé tartoznak a számviteli feladatok?


A cégvezetők, gazdasági vezetők munkájának egyik legfőbb kérdésköre, hogyan miként tudják a vállalkozás hatékonyságát növelni. 
A legnagyobb eredményeket a főtevékenység fejlesztésével lehet elérni, legyen szó gyártó, kereskedő vagy akár szolgáltató vállalkozásról. Ezt a célt kell szolgálják a háttér területek, úgy a HR, mint a pénzügy, marketing, IT valamint a könyvelés és bérszámfejtés is. 
Mikor tudják a legnagyobb eredményt elérni a vállalat hatékonyságának növelésében? 
Amennyiben ezeket a háttér területeket olyan partnervállalkozásokra bízzák, akiknél az adott terület számít core kompetenciának!
A professzionális ügyviteli szolgáltatók a saját tevékenységük folyamatos fejlesztésével, up-to-date piaci információikkal tudják az ön vállalkozása hatékonyságát is támogatni.

 A számviteli területen ezáltal tudja a vállalkozás a kockázatokat még időben kezelni, az adókedvezmények tudatos vizsgálatával pedig az adót optimalizálni, hogy magasabb nyereségre tegyen szert. Az sem elhanyagolható szempont, hogy a könyvelés segíti-e a cégvezetést vezetői információkkal a stratégia alkotásban, valamint a gazdasági igazgatót a cash-flow tervezésben. A könyvelés, bérszámfejtés kiszervezésével jelentős teher kerül le a vezetők válláról azzal, hogy a partnercég hatékonyan működteti az adott területet a mindennapi munka során. 
A tendencia egyértelmű, a prosperáló vállalkozások sorra szervezik ki azon tevékenységeiket, amelyek nem core kompetenciáik, hiszen a további fejlődésnek mindez elengedhetetlen eszköze.

 

A BELSŐ KÖNYVELÉS

ELŐNYE
  • Gyors kommunikáció  
  • Napi szintű, folyamatos munkavégzés  
  • Csak a céggel foglalkozik, munkaidőn kívül is dolgozik, elérhető  
  • Rugalmas  
HÁTRÁNYA
  • Nincs felelősségvállalás 
  • A szabadság vis major problémákat okoz 
  • Belső információk kiszivároghatnak (pl. vezetői bérezés...)  
  • Kihívás jó munkaerőt találni 
  • Egy fő esetében a tudásbázis a kollégánál kezdődik és nála is ér véget!  
  • Mennyi idő után fogja a kolléga azt beismerni, hogy az adott feladat meghaladja a képességeit?
  • Nem feltétlenül van ideje és módszere sem a kollégának, hogy képezze magát 
  • Megszokáson alapuló munkavégzés a jellemző 
  • Az ellenőrzésnek legtöbb esetben nincs logikai módszertana, legfeljebb esetlegesek
  • Milyen válaszokra van szüksége a helyi vezetésnek? Amit hallani akar, vagy a tényekre? Ellent fog mondani a vezetőknek a beosztott, amikor kellene?
  • Drága 
A napi szintű könyvelés külső szolgáltató által is biztosított! 
Biztos, hogy csak a cégünk könyvelésével foglalkozik a munkatársunk és nem vállal "másodállást"?

 

Miért drága a belső munkaerő?

 

Legyen szó könyvelő vagy bérszámfejtő pozícióról, a HR szakembereknek egyre jelentősebb kihívást okoz a munkaerőhiány.
Az éves cash-flow tervekben az egyre növekvő munkaerő bér- és járulék költség melett a fix költségek között számolni kell a szükséges szoftverek licensz díjaival, valamint a belsős kollégák szakmai támogatásának költségével is (külsős adótanácsadói rendelkezésre állás). Továbbá ide számolható a belsős munkatárs irányítása miatt a vezetőktől kieső munkaidő becsült bérköltsége is. 2 évente a munkaerő kicserélődésével számolva, jelentős összeget tesz ki a munkaerő pótlásának a díja is, a hirdetés költsége, a munkaerőközvetítő  díja. Fluktuáció esetén számolni kell a munka átadás-átvételből fakadó kockázatokkal is. Jogosan merül fel a kérdés, hogy vajon mennyi idő után fogja a kolléga azt beismerni, hogy a feladat meghaladja a képességeit? 
Amennyiben valamennyi tényezőt figyelembe veszünk, akkor a belső senior könyvelő / bérszámfejtő költsége  meghaladja az 1 millió forintot havonta.
 

A kiszervezésnek több szintje van

 

Mi a hozzáadott értéke a felkészült külső szolgáltatónak a számviteli folyamatok területén?


finance_logo.pngAz évek alatt folyamatosan fejlesztettük és tökéletesítettük munkamódszerünket. Szabályozott könyvelői, bérszámfejtői és csoportvezetői folyamatokkal rendelkezünk, melyet egyedülálló, kimondottan a könyvelési és bérszámfejtési feladatok támogatására létrehozott vállalatirányítási rendszerünkkel támogattunk meg. A folyamatokba számos ellenőrzési pontot építettünk be. Ez azt jelenti, hogy például az ÁFA bevallás benyújtását 3 ellenőrzési pont előzi meg, amikor 19 szempontot vizsgálunk. A havi szintű főkönyvi ellenőrzés pedig 13 pontból áll, melyek során 25 szempontot vizsgálunk. 
 
A megszokás és esetlegesség alapján történő munkavégzést felváltják a szabályozott, ellenőrzött folyamatok!

Cégünknél egy partnerhez két könyvelőt, egy csoportvezetőt, egy bérszámfejtőt és egy bérszámfejtési csoportvezetőt is rendelünk. A cégátvétel során a nyitási feladatokat, melyre vonatkozóan konkrét ellenőrzési módszerrel rendelkezünk, külön nyitó könyvelő és nyitási csoportvezető látja el. Cégünknél a szervezetfejlesztéssel két szakember folyamatosan foglalkozik.
 
Egy ember esetében a tudásbázis az adott munkatársnál kezdődik és nála is ér véget. Cégünk ügyfelei minden esetben egy teljes csapatot vásárolnak meg!

 

  

Köszönettel:ict_logok_holding.png